Las oficinas ya no son lo que eran, pero no es necesariamente algo malo. Si comparáramos una oficina de la década de los 80 con una actual, lo primero que notaríamos sería que los espacios de trabajo modernos son un 25% a 50% más pequeños. Pero esto no es debido a que los espacios están atestados; más que nada se debe a una menor cantidad de empleados.
Treinta años atrás, las grandes corporaciones contaban con departamentos enteros que ya no existen. Si necesitabas redactar una carta, la enviabas al equipo de mecanógrafos. Si necesitabas copias, a reprografía. Los programas de computación estaban a cargo de operadores especializados y hasta una llamada telefónica breve se realizaba por medio de un conmutador.
En busca de la eficiencia
La tecnología y el empeño por trabajar eficientemente cambiaron todo eso. Hoy en día lo hacemos todo nosotros mismos, hasta el punto en que la cantidad de secretarias ha disminuido, hasta un 47% entre 2003 y 2013 en el Reino Unido.
¿Pero eso es todo para las grandes empresas que buscan ahorros en eficacia? Quizás no. Las últimas tendencias sugieren que el departamento de informática será el próximo en desaparecer.
¿Una era digital sin un departamento de informática?
El departamento de informática es una parte central de tantas oficinas que es difícil imaginar una empresa que no lo tenga. Pero antes hubiera sido igual de difícil imaginar una empresa sin mecanógrafos u operadores de conmutador telefónico.
¿En qué medida los empleados realmente utilizan el soporte técnico del departamento de informática? Probablemente como último recurso; generalmente solicitamos la ayuda de nuestros colegas o tratamos de resolver los problemas por cuenta propia. Además, según lo demuestra un estudio de Regus, más del 50% de los empleados en el mundo trabajan en la oficina dos días y medio o más por semana, lo que significa que tienen menos posibilidades de acceder a un departamento de informática interno.
¿Cuáles son las alternativas?
Al igual que los antiguos departamentos clásicos de los años 80, los de informática deben sustituirse por otras alternativas viables. El personal cuenta con la ventaja de pertenecer a una comunidad con un gran conocimiento digital, por lo que las empresas se enfrentan al desafío de potenciar ese conocimiento.
Una solución podría ser la asistencia virtual subcontratada. Los empleados de hoy saben cuándo pueden solucionar un problema por sí solos y cuándo necesitan un especialista. Obtener apoyo solo cuando es necesario significa no tener que mantener un equipo interno costoso y en desuso. Una banda ancha estable es igualmente importante. Si los empleados van a solucionar problemas ellos mismos, necesitarán las herramientas necesarias para hacerlo eficazmente, y una conexión fiable es esencial.
